Extime, massatapahtumien ilmoitusruuhkan purkamisen pikakurssi

Tehty 16.1.2005, päivitetty viimeksi 23.1.2019/jtu

Sisällys:
Erilainen ilmoittautumistapa
Valmistelut
Työnkulku
Korjailut, poistot
Nimettömät urheilijat
Ilmoittautumisten yhdistäminen
Sarjojen lähettäminen
Takaisin ExTime-sivulle


Erilainen ilmoittautumistapa

Massakilpailuissa ilmoittautumiset tehdään vasta kilpailupaikalla muutamaa minuuttia ennen kilpailun starttia. Tämän hässäkän hoitamista tukee ExTime-ohjelman piirre, joka löytyy valikon Ilmoittautumiset alta toimintona Massakilpailut.

Tässä tavassa kilpailija saa numerolappunsa samalla kertaa kun maksaa osanottomaksunsa. Lisenssitarkistuksia ei tehdä eikä lisenssinumeroita kysytä.

Näytöllä on myös mahdollista perustaa kisaan urheilijoita, joille vasta kisan aikana annetaan nimi, seura ja muita tietoja. Vain sarja, numero ja lähtöaika annetaan, toki niitäkin voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan.


Alkuun

Valmistelut

Ilmoittautumisten vastaanottoa varten kilpailukansliaan varataan useampi irrallinen PC, joissa jokaisessa käytetään ExTimen massakilpailujen ilmoittautumistapaa. Laitteiden ei tarvitse olla verkossa. Jokaiseen on siirretty sama, pelkät sarjatiedot käsittävä kilpailutiedosto. Kukin ExTime-piste käsittelee yhtä sarjaa (tai useampaa pientä, mutta niissä olisi ilmoittautumismaksujen ja kilpailtavan matkan oltava mielellään sama). Pisteen yläpuolelle on syytä ripustaa iso kyltti, jossa on käsiteltävän sarjan tiedot, kuten sarjatunnus, kilpailtava matka ja maksu. Hyvin toimiva ilmoittaumispiste tarvitsee kaksi työntekijää. Ensimmäinen ottaa vastaan ilmoittautumismaksun ja antaa kilpailijalle numerolapun, toinen katsoo kilpailijan numerolapusta vielä varmistuksena numeron ja kirjoittaa nimen ja seuran/yhteisön/paikkakunnan tietokoneelle alla esitettävällä tavalla.

Alkuun


Työnkulku

Komennon menusta avautuvan näytön vasemmalla puolella on ilmoittautuvan kilpailijan tietoja varten viisi kenttää, joista kahteen ylimpään, sarjan tunnukseen ja kilpailijan numeroon, ei tarvitse normaalisti tehdä muutoksia, vain tarkistaa niiden oikeellisuus.

Kilpailunumero kasvaa aina yhdellä jokaisen ilmoittautumisen jälkeen. Kilpailunumero ei myöskään voi olla sama kuin aikaisemmin kilpailuun jo ilmoitetun kilpailijan numero. Jaettavien numerolappujen on siis syytä olla järjestyksessä ja kadonneet laput selvästi merkittynä, jotta jokainen kilpailija saa todella sen numeron, joka ohjelmalle annetaan. Helppoa, jos yhdessä pisteessä käsitellään vain yhtä sarjaa.

Muuttuvat kentät ovat tietysti sitten henkilön nimi ja seura, ne on joka kerta annettava. Samoin voidaan rastia myös aina uudelleen ne muut kilpailusarjat, joihin tällä kilpailusuorituksella osallistutaan.

Jos kisassa käytetään sähköistä tunnistinta, on sen numerolle myöskin oma kenttänsä.

Näytön alaosaan on tullut uusi nappi Tee useita ja sen eteen kappalemäärä ruutu, kuinka monta uutta lisätään annettuun sarjaan annetulla nimellä ja yhteisön nimellä.

Kilpailija tulee mukaan kilpailuun Hyväksy-napin painalluksella ja ilmestyy samalla oikealla puolella näyttöä olevaan ilmoittaumispisteen tapahtumahistoriaan.

Jos kohtaan Siivoa nimi automaattisesti on laitettuna rasti, ExTime korjaa isot etukirjaimet ja tarpeettomat välityhjät. Voit siis kirjoittaa kaiken pienillä kirjaimilla, kuten tein tuossa esimerkissä Kaisan sukunimelle.

Oikealla esimerkki onnistuneesta ilmoittautumisesta, jossa kilpailija sai seuraavan vapaan numeron (joka samalla oli sarjan suurin kilpailunumero).


Alkuun

Korjailut, poistot

Poista-nappi poistaa oikean puolen listasta valitun kilpailijan. Toki poistolle ExTime haluaa varmistuksen, ettei lipsahduksia pääsisi tapahtumaan. Karsina=127 oheisessa esimerkissä tarkoittaa, että Kaisa lisättiin kisaan 127. kilpailijana, lisäys menee aina tiedoston loppuun.

Tyhjennä-nappi tyhjää ilmoittautumishistorian, mutta hakee tilalle valittuna olevan sarjan kaikki ilmoittautuneet kilpailijat. Kun vaihdat sarjaa, niin saat tällä toiminnolla näkyviin tähän sarjaan jo ilmoitetut kilpailijat.

Painamalla nappia Korjaa voidaan listalta valitun kilpailijan tietoja muuttaa, tarpeen, jos nimi meni väärin tai varoituksistani huolimatta kilpailunumeroissa sähelletään.

Valmis-napilla lopetetaan ilmoittautumisten käsittely, sitä voidaan aina jatkaa taas tekemällä menusta uudelleen Massakilpailujen ilmoittautuminen-valinta.


Alkuun

Nimettömät urheilijat

Joskus voi olla tarpeen perustaa kilpailuun urheilijoita, joiden nimeä ei vielä tiedä.  Tämä voi myös helpottaa nappula- tai iltakilpailujen ruuhkaa, jolloin nimien kirjailua voidaan tehdä kisan ollessa käynnissä.

Oheisessa esimerkissä olen laittanut sarjaan M70 6 kilpailijaa oletus nimellä JJ (Jaska Jokunen) ja seuran nimeen kirjoitin tyhjää. Tämän jälkeen laitoin näytön alaosan vasempaan ruutuun (uusi lokero versiosta 9.3.4 alkaen) kappalemääräksi 6 ja painoin nappia Tee useita.

Lopputulos näkyy oikealla, sarjaan M70 tuli 6 kappaletta samannimisiä urheilijoita alkaen antamastani numerosta 120. Näille laitan sitten kisan aikana heidän oikeat nimensä ja tarvittaessa myös vaihdan heidät oikeaan sarjaan.

Nappulakisoissa ja seuran iltakisoissa ei kai arvonnalla ole suurta merkitystä, kaikki saavat lähteä siinä järjestyksessä kuin he numerolappunsa saavat. Vai ?

Ja kuten oikealla näkyy, tälläinen 'nimettömien' lisäys laskee lisätyille lähtöajan sarjan merkatun lähtöajan (12:17:30), sarjan ensimmäisen lähtijän numeron (114) ja sarjan lähtövälin (30 sek) perusteella.

 


Alkuun


Ilmoittautumisten yhdistäminen

Kaikkien ilmoittautumisten tultua käsitellyiksi kukin ilmoittautumispiste tallentaa kilpailutiedostonsa muistitikulle omalla (vaikkapa pisteen tunnuksesta johdetulla) nimellään. Nopein talletusmuoto on Excel-muoto (Kirjoita Excel), kunhan kaikissa pisteissä on käytössä samat Excel-määritykset. Useassa pisteessä vastaanotetut kilpailijatiedot yhdistetään sitten Lue Excel-toiminnolla samaan suureen tiedostoon, jota sitten ajanotossa käytetään. Sen ehtii hyvin tehdä niinä kymmenenä minuuttina, jotka ovat ilmoittautumisten vastaanoton ja lähdön välillä.

Toimintoa on harjoiteltu Siikajärvi-juoksussa, katsoin tarpeelliseksi tehdä oman näytön massakisoja varten, sillä suoraan Excel-ohjelmaa käytettäessä sattui vähän liikaa käyttäjien tekemiä virheitä. Ohjelman saama kilpailunumero ei täsmännytkään annettuun numerolappuun.

Alkuun


Sarjojen lähettäminen

Massailmoittautumisissa ei tarvitse sarjoille antaa etukäteen lähtöaikaa, lähtövälin voin kyllä laittaa nollaksi, mutta se ei ole pakollista. Kilpailijoiden lähtöjärjestystä ei myöskään tarvitse arpoa, silloinhan annetut numerot menisivät sekaisin.

ExTimen menun Ajanotto viimeisenä komentona on Yhteislähtö. Tämän toiminnon avulla rastitaan yhtäaikaa lähtevät sarjat, esimerkissä M, M19 - M55, napilla Hae nähdään kilpailijoiden määrä ja sitten vain odotellaan sarjojen lähtölaukausta.

Lukumäärän 20/(20) ensimmäinen luku ilmoittaa, monta todella pitäisi olla lähtöviivalla poisjääneet huomioiden ja jälkimmäinen luku kertoo, monta näihin sarjoihin oli alunperin ilmoitettu.

Jos sarjoissa on jo väliaikalähdöllä lähteneitä ja loput urheilijat aiotaan lähetettää yhteislähdössä, on rastittava kohta Vain ne, joilla ei ole lähtöaikaa. Silloin ei lähteneiden lähtöaikaa enää muuteta. Jo lähteneistä ExTime kyllä varoittaa.

Napilla START saadaan Lähtöaika: ruutuun todellinen lähtöaika, sitä nappia siis klikataan, kun savu pöllähtää lähettäjän pistoolista. Vaihtoehtoinen tapa on painaa kellolaitteen nappia, ExTime siirtää silloin sen ajan Lähtöaika-ruutuun. Toki aikaa voi korjata käsin, jos sattui ajanotossa nukahtaminen. Mutta jos ajanotossa hätäiltiin, niin korjata ei tarvitse, seuraava napin painallus korvaa entisen lähtöajan.

 

Hyväksy-nappi on aktivoitunut, koska lähtöaika on saatu. Sitä painamalla lähtöaika siirtyy kaikille lähdössä mukana olleiden sarjojen kilpailijoille. Jos Nollaa maaliintulohetki on rastittu, niin ExTime varmistaa myös että kaikkien maaliaika laitetaan nollaksi.

Ja toisinpäin, jos maaliintulon nollausta ole rastittu, niin lähtöaikaa voidaan muuttaa, vaikka joku olisi jo ehtinyt maaliinkin. Maaliajat jäävät rastin puuttuessa ennalleen, ne eivät tuhoudu.

Näytöstä voidaan myös poistua ilman lähtöaikojen hyväksyntää, mutta se vaatii ylimääräisen vastauksen varmistuskysymykseen.

Jos aiot varmistaa maalintulon maalikameralla, napilla Maalikameralle koottu lähtölista saat näistä tällä kertaa lähtijöistä aikaan tiedoston, jota maalikameralla voidaan käyttää (lynx.evt).

Alkuun


Mitä ohjeesta puuttui tai oli huonosti sanottu ? Kommentoi.

Takaisin ExTime-sivulle